COMO OTIMIZAR O USO DO TEMPO

MEDIDAS PRÁTICAS

Programar o tempo. Programar o trabalho. Estabelecer prazos – tudo que é programado tem mais chance de acontecer. Adote uma agenda diária ou semanal. Adote o princípio de Pareto: 20% das ações correspondem a 80% dos resultados, concentre-se nas atividades importantes.

Melhore sua performance em Administração do Tempo.

1.Relacione objetivos;

Classifique-os em objetivos do tipo “A”, “B” e “C” (“A” mais importante, “C” menos importante).

2.Faça uma lista diária do que fazer: Classifique-a em atividades do tipo “A”, “B” e “C”

3.Comece pelos “As” e não pelos “Cs”.

4.Pergunte: qual o melhor uso do meu tempo agora? Isto evita perda de foco.

5.Trate de cada documento apenas uma vez. Pegue o assunto e resolva.

6.Adote o lema “Faça-o Agora”, isto evita o hábito de procrastinar, um importante “ladrão” do tempo.

Auditoria do Uso do Tempo

Faça uma auditoria do uso do seu tempo. Escolha um dia por semana, aleatoriamente, por quatro semanas consecutivas e anote as atividades executadas durante o dia, seu horário de início e término, todas as atividades e tarefas sem exceção, realizadas desde o início da jornada até seu término. Faça isto um dia por semana, por quatro semanas, e ao final do mês, de posse destas informações, passe a analisá-las, considerando:

a)Quais atividades ou tarefas lhe tomaram mais tempo e por quê?

b)Quais atividades ou tarefas lhe tomaram menos tempo e por quê?

c)Qual a percentagem média de seu dia foi dedicada as atividades ou tarefas não rotineiras?

d)Os tempos despendidos com as atividades ou tarefas são proporcionais à sua importância para os objetivos de sua unidade e/ou da empresa?

e)Quem programa realmente seu tempo e estabelece as prioridades para solução de problemas: você, seus colaboradores, seu superior?

f)Que atividades ou tarefas poderiam ser delegadas ou simplesmente suprimidas?

g)Qual é o maior obstáculos a boa administração do seu tempo?

Faça uma análise, identifique seus principais “ladrões do tempo”, prepare um Plano de Ação e coloque em prática. A seguir, apresentamos um formato de Plano de Ação que poderá ser preenchido e implementado em seu benefício.

PLANO DE AÇÃO INDIVIDUAL

Quais “Ladrões” do Tempo

Que Soluções Alternativas

Que Obstáculos

Que Benefícios

José Francisco de Morais

Diretor e Consultor

COMANDA Educação Corporativa

A COMANDA Educação Corporativa dispõe de cursos e palestras voltadas a Otimização do Uso do Tempo. Consulte nosso site: www.comanda.com.br e faça contato com nossa área comercial pelo telefone (11) 3097-9646, ou pelo nosso e-mail comanda@comanda.com.br e solicite-nos uma proposta ou visita, teremos muito prazer em atendê-lo (a).