A – OBJETIVOS DO CURSO

• Sistematizar um processo para Gerenciamento de Reuniões aumentando o índice de produtividade, racionalizando o tempo de duração das reuniões, o número de participantes e o próprio número de reuniões.

B – OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Desenvolver nos participantes conhecimentos e habilidades para planejamento, organização e liderança de diversos tipos de reuniões, visando um “top performance” do líder de reuniões, com vistas a transformá-Ias numa poderosa “ferramenta” de ação para o alcance dos objetivos organizacionais. Ao final do treinamento, os participantes deverão estar habilitados a gerenciar e liderar com eficácia as etapas do processo de condução de reuniões, notadamente sua coordenação na fase de execução.

C – A QUEM SE DESTINA

• Analistas, líderes de célula envolvidos com preparação e condução de reuniões da Empresa.

D – PROGRAMA SÍNTESE

• Planejamento de uma reunião: identificar situação problema, definir objetivos, definir tipos de reunião -Informativa, exploratória ou deliberativa, elaborar pauta, divulgar agenda e preparar o apoio logístico.
• Realização de uma reunião: como iniciar uma reunião, expor objetivos, coordenar a participação e evolução dos trabalhos e sumarizar resultados.
• Acompanhamento da reunião: Como fazer a ata da reunião, como monitorar o avanço das providências e verificar se o objetivo foi alcançado.

E – PROGRAMA A SER DESENVOLVIDO

1.Introdução: Tipos de Reuniões 

• Reuniões: seus tipos e variações -Informativa, exploratória ou deliberativa.
• Quando fizer ou não fazer uma reunião.
• Situações que exigem ou dispensam a realização de reuniões.
• Trabalho prático: simulação de reuniões, análise do processo, feedback aos participantes.
• Projeção de filme: “Liderança de Reuniões” – análises e conclusões.
• Simulação dos três tipos de reuniões, com análise e feedback.

2.Planejamento de Reuniões 

• Agenda da reunião, tópicos necessários, sugestões para planejamento da agenda.
• Preparação da reunião: definição de objetivos, estudo dos assuntos, estabelecendo esquema de discussão, organização do material e instrumento para convocação de reuniões.
• Atividade prática, exercícios em grupo, aplicação com simulação, análise do resultado.

3.Coordenação de Reuniões: Como Dirigir Eficazmente a Fase de Execução 

• Delimitar claramente o assunto (apresentar agenda e objetivos).
• Liderar e dirigir: acumulação, deliberação, análise, decisão, ação final a ser empreendida, ata da reunião: características.
• Simulação de reuniões filmadas e projetadas em vídeo-tape com análise e conclusões.
• Realização de reuniões com utilização de jogos e dinâmicas apropriadas e ao tema.

4. Melhorando a Eficácia das Reuniões

• Fatores que determinam o êxito de uma reunião.
• Dez perguntas disciplinadoras para o coordenador de reuniões.
• Dez mandamentos do coordenador de reuniões.
• Dez perguntas disciplinadoras para os participantes de reuniões.
• Vinte falhas que precisam ser evitadas para assegurar o êxito das reuniões.
• Atividades práticas: exercícios com simulações e feed-back dado pelos participantes e instrutores.

5.Qualidades Essenciais ao Líder de Reuniões 

• Dez qualidades fundamentais ao líder de reuniões.
• Situações em relação as quais o líder de reuniões deve se precaver.
• Fatores que limitam a eficiência do líder de reuniões.
• Postura: expressão corporal, impostação de voz, apresentação pessoal.
• Habilidades necessárias ao líder de reuniões.
• Atividades práticas: simulações com feedback dos resultados.

6.Como Lidar Com os Diferentes Tipos Psicológicos de Participantes de Reuniões 

• Como lidar com perguntas e situações difíceis.
• Como lidar com os que podem prejudicar uma reunião.
• Como lidar com os faladores compulsivos.
• Como lidar com o tipo calado.
• Como lidar com os que tentam usurpar a liderança.
• Como lidar com os que tentam forçar decisões.
• Como lidar com os que mantém discussões paralelas.
• Importância da participação ativa em reuniões.
• Exercícios simulados, com filmagem e análises em vídeo.

7.Avaliação das Reuniões (Acompanhamento) 

• Como fazer a ata de reunião, monitorar os avanços das providências.
• Como avaliar o êxito da reunião. Indicadores de eficácia da reunião.
• Pontos-chaves a serem observados na fase final da reunião.
• Que providências tomar no encerramento.
• Vivenciando reuniões: simulações seguidas de feedback.
• Como avaliar os resultados e alcance dos objetivos da reunião.

8.Administração do Tempo em Reuniões 

• Regras que ajudam a administrar o tempo em reuniões.
• Lista de verificação para reuniões.
• Disfunções / problemas a serem evitados: antes, durante e após a reunião.

9.Como Economizar Tempo em Reuniões 

• Como enfrentar as disfunções nas reuniões, economizando tempo antes, durante e ao término das reuniões.
• Como economizar o tempo dos demais executivos nas reuniões.
• Como priorizar as pautas para a reunião.
• Check-Iist para conclusão eficaz de reuniões.

F – METODOLOGIA E RECURSOS UTILIZADOS

• Curso prático, com instrumentos de aplicação imediata no dia-a-dia dos participantes. Exercícios vivenciais na condução de reuniões, simulação de situações críticas, filmagens, seguidas de feedback. Exibição de filmes, seguido de análise e conclusões. Os participantes serão estimulados a aplicarem de imediato o aprendizado na condução de reuniões. Será fornecido material de apoio a todos os participantes, com um rico conteúdo tratando de planejamento, execução de reuniões, bem como modelos de formulários para convocações e ata de reuniões.