A – OBJETIVOS

O curso visa desenvolver nas participantes conhecimentos e habilidades para a competência interpessoal, organizacional e administrativa.

Será trabalhado o desenvolvimento do domínio afetivo buscando o auto-desenvolvimento das participantes, ampliando sua capacidade de auto e hétero-percepção para que elas possam capitalizar sobre suas forças produtivas e saber como potencializar as energias delas com os membros de sua equipe, supervisores hierárquicos, pares, clientes internos e externos.

O curso contribuirá para que elas percebam a amplitude e o impacto do seu papel nos resultados do setor e da empresa, apontará para a necessidade de mudanças de comportamento que contribuirão para um “top performance” em suas atividades, com menor nível de stress e melhor qualidade de vida no trabalho.

As participantes sairão do curso com uma visão holística da empresa e do seu papel neste contexto, podendo assim ter posturas e atitudes mais assertivas e uma visão de futuro e dos novos paradigmas que serão determinantes para o êxito da profissão, sua carreira e perspectivas no meio social e no processo organizacional onde atuam.

B – A QUEM SE DESTINA

Secretárias exercendo funções de apoio, assessoria aos níveis de chefia, gerência e diretoria de todas as áreas funcionais da empresa, que precisam desenvolver e consolidar sua experiência e talento na função.

C – PROGRAMA

1.A SECRETÁRIA FRENTE A SI MESMA E A EMPRESA

O comportamento da secretária profissional.

• Conhecimentos, habilidades e aptidões necessárias ao bom desempenho de suas funções.
• O que é uma empresa e como ela se organiza: sua estrutura, suas funções. A inserção da secretária dentro desta estrutura.

2.DESENVOLVIMENTO DE COMPORTAMENTOS E ATITUDES 

• Como tratar seu chefe e colegas de acordo com o seu estilo comportamental.
• Como desenvolver seu estilo, ser bem aceita no seu meio e se tornar mais produtiva.
• Guia prático para auto-crítica. Auto-avaliação da sua performance.

3.PRÓ-ATIVIDADE 

• Conceito de inércia, reatividade e pró-atividade.
• Importância de uma postura e atitudes pró-ativos no enfrentamento dos desafios.
• Variáveis do ambiente interno e externo que pressionam as organizações e como elas afetam a performance da secretária.
• Pró-atividade e assertividade como pré-condição para uma “top performance” da secretária.

4.COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL 

• Desenvolvimento de habilidades de comunicação.
• A secretária como agente principal da comunicação entre a gerencia, sua equipe, outros departamentos e o meio externo.
• Como recepcionar visitantes.
• Técnicas de comunicação por telefone.
• Como iniciar comunicações de forma positiva.
• Como ouvir, entender, refletir, negociar e decidir.
• Utilizando o “feedback” para encorajar as comunicações.

5.RELACIONAMENTO INTERPESSOAL 

• Diferenças individuais. Tema baseado em filme.
• Personalidade: como lidar com os diferentes tipos de personalidades.
• Diagnóstico do estilo da secretária: como identificar situações onde poderá dar o máximo de si e ser mais eficaz.
• Como lidar mais eficazmente com cada situação de acordo com seu estilo dominante.

6.PERCEPÇÃO 

• Importância da percepção no dia-a-dia da secretária.
• Auto-percepção.
• Hétero-percepção.

7.TÉCNICAS SECRETARIAIS

• Conseguindo que seu chefe produza mais com menos esforço: o “time de dois”.
• Administração do tempo para maior eficiência e melhor clima de trabalho.
• Reuniões: como organizar, convocar e secretariar.
• O “follow-up” eficaz.
• Fax e e-mail: facilitadores do dia-a-dia.
• Criatividade no uso do material de escritório.

8.COMO CONTROLAR O STRESS NO TRABALHO 

• O stress na rotina de trabalho. Causas do stress. Como evitar e/ou minimizar seus efeitos.
• A importância da auto-motivação no trabalho para enfrentamento de situações estressantes.

9.ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO PARA SECRETÁRIAS 

• Como a secretária pode planejar e organizar seu trabalho.
• Como influenciar na forma de organização do trabalho da chefia superior.
• Como administrar de forma integrada sua agenda e a agenda do executivo, solucionando problemas e facilitando suas atividades.

10.DETERMINAÇÃO DE PRIORIDADES 

• Aplicação do princípio de Pareto e curva ABC para definir prioridades.

11.QUALIDADE 

• Qualidade tem que ser uma constante.
• Momentos em que a qualidade é decisiva para o brilho de seu desempenho.

12.AGILIDADE 

• Peque por excesso e não por falta de agilidade.
• Agilidade vem do treino.
• A agilidade é altamente gratificante e motivadora.

13.ÉTICA E O AMBIENTE DE TRABALHO 

• O Código de Ética Profissional.
• Importância da fidelidade e respeito.
• Quando aceitar favores, quando prestar favores.
• Maneiras de dizer não.

14.ETIQUETA 

• Traje: como manter um padrão adequado à sua função sem gastar demais .
• Ter classe é fundamental.

15.CUIDANDO DE SUA IDENTIDADE PROFISSIONAL 

• O rejuvenescimento constante na profissão.
• Sua marca pessoal no trabalho.
• Cultura geral: leituras e cursos.
• Marketing pessoal.

16.A SECRETÁRIA E O ASSIMILAR DE NOVAS TENDÊNCIAS 

• Competência não sai de moda!
• Energia para o sucesso.
• A agilidade é altamente gratificante e motivadora.
• “Não se cresce só para cima”.
• O sucesso requer habilidades pessoais e profissionais.

D – METODOLOGIA

Será adotada uma metodologia pedagógica participativa adaptada e dinâmica para que corresponda aos efeitos esperados (resultados educacionais) do treinamento. Serão utilizadas aulas expositivas de curta-duração para apresentação da teoria indispensável ao nível de apreensão das treinandas. Este método servirá de base a introdução de outras que irão ensejar maior participação das treinandas.

Dentre as diversas técnicas participativas em uso, serão adotadas:

• Análise de situações comuns de trabalho em suas áreas e níveis de atuação.
• Exercícios práticos que proporcionem maior internalização do ensino e reforcem o aprendizado.
• Aplicações de jogos, simulações e dinâmicas de grupo.
• Projeção e análise de filmes.
• Trabalhos em grupo.
• Simulações de situação e rolling play com filmagens e projeções.