Administração do tempo em reuniões, sabe como melhorar?
Veja o papel e as responsabilidades de cada um:
O tempo aplicado em reuniões por executivos americanos e brasileiros, segundo algumas pesquisas, supera os 20% do tempo alocado no papel profissional, por este motivo o tempo gasto e reuniões precisa ser otimizado, tornando as reuniões mais produtivas.
Mas afinal, que fatores contribuem para o sucesso de uma reunião?
Grande parte do sucesso de uma reunião decorre dos conhecimentos técnicos e psicológicos do líder, assim como da própria preparação da reunião.
Aconselhamos a observação das seguintes recomendações, como de grande valia para o sucesso de uma reunião.
- Elaborar previamente de uma agenda.
- Determinação prévia do local, hora e nome dos participantes, assim como a convocação em tempo hábil.
- Determinar hora exata para início e término.
- Limitar o tempo de exposição por parte dos participantes.
- Dirigir os debates.
- Evitar conversas paralelas.
- Evitar interrupções.
- Preparar o local, com isolamento e sem telefone.
- Limitar os apartes.
- Estimular os desinteressados.
- Registrar as proposições e as deliberações.
- Condensar e redigir a ata para comprovação.
- Obter aprovação e assinatura das atas.
- Transformar as deliberações em determinações do serviço e comunicar ao grupo os resultados da implantação.
A seguir, apresentamos dez perguntas que servirão de diretriz para quem lidera reuniões.
- Cuidado para que os tempos de exposição e de discussão sejam respeitados?
- Impeço desvios do tema?
- Tem cada participante a oportunidade de falar?
- Através de minhas introduções colaboro para que a reunião se torne eficaz?
- Exijo equilibradamente dos participantes?
- Ouço atentamente o que cada um tem a dizer?
- Evito discussões inúteis entre os membros do grupo?
- Aos oradores mais prolixos, solicito-lhes que sejam breves?
- Encaminho as discussões para uma decisão?
- No encerramento da reunião faço um resumo dos resultados desejados e das medidas necessárias para atingi-los?
Acreditamos que ao adotarem estas recomendações, aqueles que lideram reuniões terão grande probabilidade de obter êxito, transformando as reuniões em uma poderosa ferramenta de implemento da comunicação horizontal, importante instrumento a serviço da função coordenação que assegura a integração produtiva da divisão do trabalho, da especialização e do ganho em produtividade.
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