Gestão do Tempo e Delegação

– Por que é importante, importantíssimo? –

Tempo é um dos recursos mais escassos do Gestor e das Lideranças no ambiente corporativo, aqueles que sabem administrá-lo comporão sempre uma minoria com capacidade de respostas e entregas indefinidamente maior que os demais. Tempo é matéria prima de nossa vida e perece instantaneamente.

No ambiente organizacional encontramos diversos “estranguladores” ou “ladrões” do uso do tempo. Dentre os principais condicionamentos de natureza estrutural e funcional na utilização do uso do tempo destacamos:

Alcance de controle: Excesso de colaboradores consumindo o tempo do gestor.

Centralização: Concentração de poder decisório nos escalões mais altos da organização em decorrência de imposições normativas.

Distribuição do Espaço Físico: Inexistência de racionalidade no layout. O gestor torna-se vulnerável a interrupções por não conseguir isolar-se.

Distribuição do Trabalho: atividades demasiadamente segmentadas e distribuídas horizontal e verticalmente, demandando atuação do gestor para juntar atividades dispersas.

Fluxo de Informações: irracionalidades e falhas no fluxo de informações gerando não conformidades nos processos.

Imediatismo: administração por crise decorrente de não institucionalização de planejamento

Indefinição Normativa: conflito de natureza funcional por deficiência ou ausência de definição de políticas, normas e procedimentos.

Qualidade dos Recursos Humanos: profissionais inabilitados para as funções a eles atribuídas com o gestor passando parte do seu tempo “ensinando o serviço”

Sistema de Informações deficientes: excesso de informações para arquivo e escassez de dados voltados para o processo decisório.

Dentre os “ladrões do uso do tempo” de natureza comportamental, que decorrem de peculiaridades do comportamento dos gestores e líderes que dependem exclusivamente de mudanças atitudinal, merecem destaque: delegação reversa, dispersão, esquema de preferência, contemporização, comunicação horizontal excessiva, não delegação, sociabilidade, tirania da urgência, ausência de objetivos prioritarizados, atendimentos sem horário marcado, reuniões não programadas, excesso de e-mail, procrastinação, ausência de tempo livre, dentre outros.

Podemos afirmar que “Nossos planos abortam porque não tem alvo. Quando não sabemos para qual porto nos dirigimos, nenhum vento é o vento certeiro”. Isto implica dizer que é fundamental termos foco e foco depende de planejamento. Nós planejamos para sabermos o que temos que fazer hoje.

Recomendamos aos executivos, gestores e lideranças intermediárias que trabalhem com programação do tempo, definam prioridades, adotem uma agenda, concentrem suas atividades relevantes nos horários em que são mais produtivos, priorizem objetivos e atividades, programe tempo livre na agenda para planejamento, antecipem as crises, sejam proativos na solução de problemas, enfim, controlem o controlável para ter tempo para o incontrolável, controle o tempo, não deixem que ele os controlem.

Não perguntem o que eu tenho para fazer hoje? Perguntem, dentro do tempo que eu tenho programado para hoje o que dá para ser feito? Inverta o paradigma e ganharão em qualidade de vida, com tempo para a família, o cônjuge, para o papel educacional, recreacional e social.

Estima-se que 80% ou mais dos nossos “ladrões do tempo” são de natureza comportamental e não organizacional, o que significa dizer que “o que vai acontecer comigo hoje depende de mim”, nós somos responsáveis pelas circunstâncias que nos cercam porque as criamos.

Albert Einstein afirmou acertadamente que “os problemas significativos com os quais nos deparamos não podem ser resolvidos no mesmo nível de pensamento em que estávamos quando os criamos.”

A COMANDA Educação Corporativa através de seu Diretor e Consultor Corporativo oferece cursos no domínio de Gestão de Tempo, Delegação, Liderança de Reuniões e Técnicas de Apresentação que contribuem incisivamente para gestores, executivos e líderes otimizem o uso do tempo no papel profissional para terem tempo para os demais papeis da vida.

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Agradecemos pela leitura desta resenha e colocamo-nos ao seu dispor.