As reuniões tomam mais tempo do que você gostaria? Vem ver as orientações práticas para resolver isso.

Administração do tempo em reuniões, sabe como melhorar?

 Veja o papel e as responsabilidades de cada um:

 

O tempo aplicado em reuniões por executivos americanos e brasileiros, segundo algumas pesquisas, supera os 20% do tempo alocado no papel profissional, por este motivo o tempo gasto e reuniões precisa ser otimizado, tornando as reuniões mais produtivas.

 

Mas afinal, que fatores contribuem para o sucesso de uma reunião?

Grande parte do sucesso de uma reunião decorre dos conhecimentos técnicos e psicológicos do líder, assim como da própria preparação da reunião.

 

Aconselhamos a observação das seguintes recomendações, como de grande valia para o sucesso de uma reunião.

 

  • Elaborar previamente de uma agenda.
  • Determinação prévia do local, hora e nome dos participantes, assim como a convocação em tempo hábil.
  • Determinar hora exata para início e término.
  • Limitar o tempo de exposição por parte dos participantes.
  • Dirigir os debates.
  • Evitar conversas paralelas.
  • Evitar interrupções.
  • Preparar o local, com isolamento e sem telefone.
  • Limitar os apartes.
  • Estimular os desinteressados.
  • Registrar as proposições e as deliberações.
  • Condensar e redigir a ata para comprovação.
  • Obter aprovação e assinatura das atas.
  • Transformar as deliberações em determinações do serviço e comunicar ao grupo os resultados da implantação.

 

 

A seguir, apresentamos dez perguntas que servirão de diretriz para quem lidera reuniões.

 

  1. Cuidado para que os tempos de exposição e de discussão sejam respeitados?
  2. Impeço desvios do tema?
  3. Tem cada participante a oportunidade de falar?
  4. Através de minhas introduções colaboro para que a reunião se torne eficaz?
  5. Exijo equilibradamente dos participantes?
  6. Ouço atentamente o que cada um tem a dizer?
  7. Evito discussões inúteis entre os membros do grupo?
  8. Aos oradores mais prolixos, solicito-lhes que sejam breves?
  9. Encaminho as discussões para uma decisão?
  10. No encerramento da reunião faço um resumo dos resultados desejados e das medidas necessárias para atingi-los?

 

Acreditamos que ao adotarem estas recomendações, aqueles que lideram reuniões terão grande probabilidade de obter êxito, transformando as reuniões em uma poderosa ferramenta de implemento da comunicação horizontal, importante instrumento a serviço da função coordenação que assegura a integração produtiva da divisão do trabalho, da especialização e do ganho em produtividade.

 

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